Kvalitet & Förnyelse

9
maj

8 kommuner i digitaliseringens framkant

Intresset är stort för att bli den första kommun som kan kalla sig Sveriges Digitaliseringskommun. Ett 30-tal kommuner vill vara med i kampen om utmärkelsen som tidigare hette Sveriges IT-kommun. Nu återstår åtta i storlek från lilla Lomma med knappt 24 000 invånare till Stockholm där det vid årsskiftet bodde 936 000. Övriga nominerade är Falkenberg, Karlskrona, Kungsbacka, Sollentuna, Sundsvall och Uppsala.

Kvalitet & Förnyelse har pratat med de nominerade om vad som är på gång just nu, om vad de ser som sina styrkor och vad som skulle behövas för att främja kommunernas digitalisering. Gemensamt för dem alla är att även om de är konkurrenter i tävlingen efterlyser de mer samarbete för att snabba på och förbättra den digitala utvecklingen i kommunerna.

 

Falkenberg har vänt på perspektivet

Torbjörn Larsson, IT-chef:

När det gäller den yttre digitaliseringen har vi nyligen lanserat en ny hemsida där vi vänt på perspektivet och ser på Falkenberg utifrån och in. Numera är falkenberg.se en destinationssida som presenterar allt vad Falkenberg har att erbjuda. Det är inte säkert att folk vill veta om kommunens organisation utan kan vara mer intresserade av Ullared eller av var man kan bada. Kommunen finns med som en servicewebb på en undersida för den som vill. När det gäller den inre digitaliseringen kan vi tack vare en e-tjänst kopplad till Skatteverket återanvända uppgifter som medborgarna redan lämnat. Internt inom kommunen är lösenord snart ett minne blott. Både personal och politiker får tillgång till systemet via en app, som fungerar ungefär som bank-ID.

Vår styrka är att alla i organisationen har digitaliseringen i sitt tankesätt. Vi har hela IT-driften outsourcad. Inom kommunen är vi tre personer som jobbar med strategi och utveckling för att stötta verksamheterna och underlätta för medborgarna.

För att främja den kommunala digitaliseringen behöver säkerhetsfrågorna lösas för att få bort inlåsningseffekterna och ge kommunerna tillgång till den information som medborgarna lämnat till statliga myndigheter, som till exempel Lantmäteriet och Försäkringskassan.

 

Karlskrona först med Serverat

Fredrik Sjölin, IT-chef:

Som första kommun i landet har vi lanserat nya e-tjänster baserade på programmet Serverat, tjänsterna gör det enklare för de som ska starta företag inom restaurangbranschen. Det är spännande att tillsammans med andra kunna möta behov och utveckla arbetssätt som både förenklar för företagen och våra handläggare.  Tjänsterna är kopplade till Bolagsverket och hämtar information så att vi inte behöver fråga efter uppgifterna en gång till, det ökar också kvalitén på informationen. Ett annat nationellt samarbete vi är engagerade i är utvecklingsprogrammet LEDA, som drivs av SKL för att tillsammans öka takten för smartare e-hälsa i välfärden.  Vi har också utvecklat en app som förenklar dokumentation och uppföljning vid samtal med familjehemsplacerade barn och ungdomar, det har gett socialsekreterarna mer tid för barnen.

Vår styrka är att det finns ett starkt engagemang för digitalisering i ledningen och ett bra samarbete med alla förvaltningar. Vi har varit duktiga på att möta omvärldstrycket med rätt kompetens för att klara det som är viktigast för slutkunden.

För att klara den framtida utvecklingen måste vi utgå från invånarnas behov och möta deras förväntningar genom att erbjuda ökad service och leveranseffektivitet. Det förutsätter samarbete: inom kommunen men också med näringsliv och med myndigheter.

 

Kungsbacka satsar på tjänstedesign

Iwona Karlsson, verksamhetschef:

Vårt fokus i arbetet med digitalisering ligger i att skapa nytta för invånarna. Vi strävar efter att ta fram lösningar med fokus på användarvänlighet och delaktighet, så kallad tjänstedesign. I arbetet med kommunens Mina sidor har vi exempelvis testat en prototyp på våra invånare och fått mycket bra feedback. Vi vill göra livet enklare för dem vi är till för och samtidigt skapa effektivitet inom vår organisation. Sedan något år tillbaka har vi en helt digital nämndprocess med digitala signaturer och digital arkivering. Vi satsar på att skapa ett innovativt klimat. Just nu har vi ett projekt där vi ska ta fram en ”idésluss”, det vill säga koncept och verktyg för att arbeta mer innovativt. Vidare har vi sedan 2014 ett ledarskapsprogram med fokus på förändringsledning för alla våra ledare.

Vår styrka är att vi jobbar på bredden så att hela organisationen hänger med i den digitala utvecklingen. Vi har en tydlig målbild, eMålbild 2020, som togs fram 2013 av politiker, tjänstemän och invånare.

En viktig framtidsfråga är att det tas fram nationella standarder och plattformar som vi i kommunerna på ett enkelt sätt kan ansluta oss till. Vi har tillräckligt många utmaningar att tackla på hemmaplan och behöver stöd i form av en nationell digital ryggrad.

 

Lomma ger medborgarna en samlad bild

Patrik Flensburg, IT-chef:

Medborgarna ska inte behöva besöka en massa olika webbplatser utan ska enkelt få en samlad bild av alla sina kontakter med kommunen. Genom att logga in på Mina kommunkontakter med bank-id får de tillgång till nio kommunala system. På så vis kan de bland annat få information om skola, barnomsorg, VA, avfall, tomtkö och bygglovshantering. Vi erbjuder dem också att få myndighetspost via Mina meddelanden. Via Mina ärenden kan de följa vad som händer med till exempel en felanmälan och få besked om när det är klart.

Vår styrka är att vi jobbar på bredden med digitaliseringen så att vi både ökar servicen och förbättrar effektiviteten. Tack vare att vi är en liten kommun kan vi agera snabbt.

För att möta framtiden krävs samverkan. Det kommunala självstyret i all ära men det är inte vettigt att 290 kommuner ska sitta var för sig och uppfinna hjulet. E-förvaltning förutsätter integration mellan system, vilket kräver öppenhet. Det är inte enkelt men är nödvändigt. Det krävs också en lagstiftning som är anpassad till detta.

 

Sollentuna jobbar på bred front

Claes Enzell, IT-chef:

Vi jobbar på bred front för att hela kommunen ska utvecklas enligt den digitala policy kommunfullmäktige antog förra året. Där anges fem prioriterade områden: Digital kompetens, digital demokrati, digital innovation och samverkan, digitala tjänster samt digital infrastruktur. Vi har jobbat i flera år med e-tjänster och e-blanketter. I år kommer vi att integrera e-tjänster med vårt verksamhetssystem för att korta ledtiderna och öka effektiviteten.

Vi deltar i SKL:s Leda-projekt både inom vård-omsorg och inom skolan. Vi har nominerats till Sveriges E-hälsokommun bland annat tack vare att vi ligger långt framme när det gäller digital tillsyn nattetid. I våra skolor var vi tidiga med att integrera datorer och läsplattor i undervisningen. Nu gör vi en satsning på att ge alla elever i årskurs fem en micro:bit för att öka kompetensen inom programmering.

För att främja den framtida utvecklingen och nå målet att Sverige ska bli bäst i världen måste både SKL och regeringen se till att samordningen blir bättre. Kommunerna möter samma utmaningar med att serva invånarna då borde man också kunna använda samma system.

 

Stockholm delar gärna med sig

Stefan Schildt, biträdande IT-direktör:

Den 3 april antog kommunfullmäktige i bred politisk enighet Strategi för en smart och uppkopplad stad, som tagits fram tillsammans med invånare, medarbetare, näringsliv och universitet. Strategin visar på hur Stockholm via innovativa lösningar, öppenhet och uppkoppling ska bli mer ekonomiskt, ekologiskt, demokratiskt och socialt hållbart. Vi jobbar också med ett digitaliseringsprogram som bland annat handlar om hur organisationens behöver utvecklas, om styrningsprinciper för digitalisering samt om kompetens och digital mognad.

Stockholm har 40 000 anställda, vilket är mer än många kommuner har invånare. Vår styrka är att vi långsiktigt och målmedvetet jobbat med digital utveckling på ett sätt som väckt internationell uppmärksamhet. Målet är både öka effektiviteten och göra det enklare för medborgarna. Vi vill dela med oss och känner ett ansvar för att bidra till svensk offentlig sektors utveckling. Vi deltar så mycket vi kan i kommunernas gemensamma satsningar. Vi är med i SKL:s Leda-satsning med våra erfarenheter för att båda lära och bidra där. I samarbete med KSL (Kommunförbundet Stockholms län) prövar vi nu en ny samverkansform där KSL placerar en strateg hos oss för att vara länken mellan vår stora smart stad satsning och övriga kommuners arbete med samma frågor.

Sverige har oberoende myndigheter och kommunalt självstyre. Det har historiskt sett tjänat oss väl men digitaliseringen kräver horisontella arbetssätt. Den senaste tidens statliga initiativ ger hopp om en sådan utveckling.

 

Sundsvall växer med hjälp av digitalisering

Linda Gustafsson, tf IT-direktör:

Sundsvall växer och vi använder digitaliseringens möjligheter för att visa allt bra som händer och vad kommunen har att erbjuda. Man kan följa alla byggprojekt på vår digitala karta och nu i vår har vi lanserat en friluftskarta som visar kommunens rika friluftsliv. Det är ett sätt att göra vårt kartmaterial tillgängligt för medborgarna. Om staden ska växa digitalt kräver det digital delaktighet och kompetens hos medborgarna. På Stadsbiblioteket finns ett Digidelcenter där medborgarna kan bekanta sig med ny teknik bland annat 3D-skrivare och VR-utrustning men också få hjälp att använda e-tjänster och lära sig om källkritik.

Vår främsta styrka är att vi jobbar långsiktigt med digitalisering. Vi har byggt infrastrukturen från grunden och verkat för öppna standarder och gemensamma lösningar. Inom ramen för eSamverkan jobbar vi för att utveckla e-tjänster tillsammans med övriga kommuner i länet. Bland annat testar vi en ny modell för upphandling som främjar innovation. Vi samverkar också med olika myndigheter och med andra kommuner i nationella projekt.

En gemensam plattform är en grundförutsättning för att driva på den kommunala digitaliseringen. Vi hoppas mycket på det arbete som inletts inom SKL och det gemensamma bolaget Inera. Men det blir en utmaning att få 290 kommuner att enas. Här i länet är vi nio och det är inte enkelt alla gånger.

 

Uppsala: 23 punkter visar vägen framåt

Catrin Ditz, CIO:

Digitalisering är ingen naturkraft och heller ingenting magiskt som kommer av sig själv. Digitaliseringen berör alla verksamheter och sker inte vid sidan om utan i det ordinarie jobbet. Det förutsätter digitalt ledarskap, vilket i hög grad handlar om förändringsledning, som vi just nu jobbar aktivt med. Målet är att digitalisering ska vara lika naturligt för cheferna som att ha koll på sin budget.

Vad som ska göras finns uttalat i 23 punkter, som på ett tydligt sätt visar vägen framåt. Detta ger oss ett helhetsgrepp, som är en av våra styrkor. Rent konkret jobbar vi nu bland annat med de nationella projekten Serverat och Leda i samarbete med SKL. Vi är också en av de första som använder en e-tjänst för försörjningsstöd med digitaliserade ansökningar som effektiviserar och underlättar.

I framtiden gäller det för oss i kommunerna att ha mindre fokus på system och tekniklösningar och istället ägna oss åt informationsflöden och strukturer. Offentlig sektor måste också bli bättre på att återanvända information. Medborgarna ska bara behöva lämna in uppgifter en gång. Det förutsätter att det händer mer på statlig nivå och att lagstiftningen anpassas.

0