Värdefull verksamhetsutveckling för Myndighetssverige

”Hur får man alla med sig på tåget?”

Det är en av de vanligaste frågorna Kim Reenaas får när hon föreläser om sitt arbete som avdelningschef på Sveriges Modernaste Myndighet.

— Svaret är: Det får man inte. Det handlar snarare om att ha så många hållplatser i sitt förändringsarbete att människor kan kliva på allt eftersom, säger hon.

Det var med stor glädje och tillfredsställelse Kim Reenaas tillsammans med Elsäkerhetsverkets generaldirektör Elisabet Falemo i november 2017 åkte hemåt mot Kristinehamn från Göteborg, där de under pampiga former på GöteborgsOperans scen fått ta emot utmärkelsen Sveriges Modernaste Myndighet.

— Helt fantastiskt roligt såklart och ett viktigt kvitto på att vi arbetat i rätt riktning med förändringen av vår myndighet, säger hon.

När Kim Reenaas strax före jul 2018 tittar tillbaks på det gångna året ser hon utnämningen som mer eller mindre två olika delar: dels själva priset, dels processen som ledde fram till nomineringen. Processen går i grova drag ut på att man som statlig myndighet anmäler sig till det Sveriges Modernaste Myndighet. I samband med det fyller man i en enkät där man gör en självskattning över var myndigheten befinner sig inom området. De myndigheter som sen går vidare i tävlingen får besök av en konsult som fördjupar sig i svaren och ber om en motivering till de gjorda skattningarna. De fem som därefter nomineras till priset får besök av hela juryn.

— Jag kan verkligen rekommendera alla myndigheter att använda sig av processen som en del i sin verksamhetsutveckling! Vi på Elsäkerhetsverket är en liten myndighet med 55 anställda, vi har sällan pengar till att anlita verksamhetsutvecklare eller andra externa konsulter och det här var SÅ värdefullt, säger Kim Reenaas.

Myndigheten fick se med lupp på sig själva. Vilka är vi? Vad gör vi? Vilka verktyg använder vi?

— Prismotiveringen sitter uppsatt på väggen på kontoret, säger Kim Reenaas.

Elsäkerhetsverkets uppgift är att se till att Sverige är elsäkert och störningsfritt. Men hur sker det på effektivast och smartast möjliga vis? Det statliga uppdraget är i princip detsamma som när myndigheten föddes 1993. Omvärlden är dock kraftigt förändrad.

Digitaliseringen är en viktig faktor. I dag kan vi med några knapptryckningar köpa elektriska produkter som tillverkats långt bortom europeiska säkerhetskrav. Elsäkerhetsverket har identifierat tre nya områden för myndigheten att arbete med på både kort och lång sikt:

1. Barn och unga.

­ – Vi ska se till att de förstår vad el och säkerhet är, säger Kim Reenaas.

2. Allmänheten generellt.

– Man behöver förstå att man ska ta hand om elanläggningen i sin villa, och veta hur man anlitar elinstallationshjälp nu när du kan köpa både varor och tjänster på ett helt nytt sätt.

3. 3. Energiomställningen.

– Det påverkar både anläggningar och produkter att behöva gå över till mer förnybara energislag med solceller och annan ny teknik. Vi ska se till att våra regler inte innebär onödiga hinder.

Ett exempel på myndighetens riktningsförändring är att de börjat informera allmänheten även om sådant som inte direkt är Elsäkerhetsverkets ansvar. När de insåg hur många konsumenter som från utländska nätbutiker köpte exempelvis laddare till telefoner, utan någon form av säkerhetsgaranti, gick myndigheten ut med information om riskerna.

Moderniseringen av myndighetens arbetssätt hade påbörjats långt innan Elsäkerhetsverket valde att delta i Sveriges Modernaste Myndighet. En rejäl skjuts framåt var den nya lagstiftning som infördes 1 juli 2017 och ställde hårdare krav på elinstallationsföretag.

— Vi på myndigheten kom samman kring en gemensam konkret utmaning där vi fick testa nya idéer och arbetssätt, säger Kim.

Och inte minst viktigt: de fick diskutera och enas om vad som är myndighetens uppdrag. Det kan tyckas självklart men är någonting Kim Reenaas tror att många myndigheter och organisationer kan ha glädje av att göra.

— Om man tänker att Elsäkerhetsverket ska vara de främsta experterna på elsäkerhet är det någonting helt annat än det som faktiskt är vårt uppdrag – att vara experter på att vara en myndighet med uppdraget att utveckla elsäkerheten i Sverige. Vi måste förstå hur ett regelverk ska utformas, vilken information allmänheten behöver, vilka tillsynsmetoder som ger effekt – men inte nödvändigtvis själva kunna koppla kontakter.

Det analysarbetet har verkligen underlättat vårt uppdrag. I dag har vi en samsyn om vad vi är och vilken som är vår uppgift, säger Kim Reenaas.

Fakta Sveriges Modernaste Myndighet

Alla myndigheter, små som stora, kan vara med och tävla om att bli Sveriges modernaste myndighet. I anmälan, som ska vara inne senast 11 mars, får man ta ställning till 44 påståenden som är förknippade med modern myndighetsutövning. I nästa steg nomineras ca tio myndigheter som får vara med på en öppen hearing och blir granskade av ett utvärderingsteam. Två eller tre slutnomineras och har chans att stå som vinnare på GöteborgsOperans scen vid Kvalitetsmässans invigningsgala den 12 november. Mer information finns på www.modernastemyndighet.se

Text: Marit Larsdotter