Kvalitet & Förnyelse

23
feb

Vad är lagom mycket utveckling i en kommun?

Sökandet är igång efter den kommun i Sverige som erbjuder den bästa kvaliteten för sina invånare. Nio kommuner är med och tävlar om utmärkelsen Sveriges KvalitetsKommun, som tilldelas den kommun som har lyckats bäst med att utveckla och förbättra demokrati, verksamheter, arbetsmiljö och samhällsbyggande. Men i hur hög grad ska en kommun ägna sig åt just utveckling?

Som alla organisationer har kommuner ett behov av att förnya och förbättra sin verksamhet. Inte minst ställer medborgare krav på att kommunen ska erbjuda digitala tjänster i nivå med det man möter i det övriga samhället.

Samtidigt riktas det ibland kritik mot kommuner som ligger alltför mycket i framkant. En återkommande invändning är att offentliga verksamheter ska överlåta experimenten och därmed riskerna åt den privata sektorn. Är det möjligt att bedriva en samhällsviktig verksamhet där man är varsam med offentliga medel och samtidigt vara först på bollen med att använda sig av ny teknik?

Vi har frågat kandidater till Sveriges KvalitetsKommun hur de resonerar kring frågan. Hur mycket utveckling är egentligen lagom i en kommun?

Burlövs kommun

Höganäs kommun

Kumla kommun

Nacka kommun

Vallentuna kommun

Varbergs kommun

Österåkers kommun

Vad är “lagom” mycket utveckling?
Ett sätt att ställa frågan är “Är lagom mycket utveckling tillräckligt bra?”. En annan viktig definition är om det endast är primärkommunen som skall utvecklas på orten, vad händer för medborgarna om resten av samhället inte utvecklas i samma takt?

I Burlövs kommun har vi drivit frågan om primärkommunens utveckling medvetet under lång tid. “Lagom” har aldrig varit en fråga för att definiera ambitionerna. Vår utveckling sker mot bakgrund av analyser av politiska mål och med verksamhetens behov som grund. Det omfattar medarbetarnas och verksamhetens egna förslag, gemensamma – kommunövergripande – samtal om hur vi blir bättre arbetsgivare, hur och vad vi kan och bör utveckla, digitalisera, o.s.v. Dessutom har vi etablerat vårt eget förhållnings- och arbetssätt, och vi tillämpar en steg-för-steg metodik, vi arbetar i projekt och processer. Vi arbetar aktivt med kvalitetssäkring. Det sker i många fall genom samarbeten och med en bibehållen stark ekonomi.

Men “lagom” är det inte och vi gör det inte själva.

Kommunen växte mest av alla kommuner 2019. Planeringen för de kommande 10 åren innebär tillväxttal motsvarande 3–4 % årlig tillväxt. För att kunna hantera denna “olagom” tillväxt behöver vi utvecklas genom att bidra till goda samarbeten. Vi har goda kontakter med näringslivets och statens aktörer och grannkommunerna. Statens utbyggnad av fyra spår mellan Malmö-Lund inklusive etableringen av täta tågstopp i Burlöv innebär på något sätt att “lagom” inte verkar funka. Näringslivets och exploatörernas intressen i kombination med storstadens (vår gode granne i söder) växtvärk driver på våra egna planer så att de måste utvecklas ytterligare.

Exempel på utveckling i verksamheterna
För att stimulera ett gräsrotsperspektiv gällande verksamhetsutveckling arbetar Burlöv bl.a. med innovationssatsningar som möjliggörs genom ett särskilt innovationsanslag som alla verksamheter kan söka. Innovation är ett brett begrepp som kan ha olika innebörd. I vissa fall talar vi om innovation i fråga om att komma på fullständigt nya och revolutionerande idéer som kan komma att förändra samhället eller hur man utför en viss uppgift i grunden. Men innovation kan ske på mer subtila nivåer – ibland genom att man försöker hitta en lösning på ett problem och ibland uppstår innovationer av en ren tillfällighet.

Genom att digitalisera samtliga blanketter för kommunens besökare, näringsliv och medborgare kunde nya och effektivare lösningar utvecklas och många enklare felkällor försvann vilket kortar handläggningstiderna

Burlövs synsätt på innovation kan sammanfattas som “förmågan att framgångsrikt ta fram och införa nya processer, tjänster eller metoder som resulterar i betydande förbättringar av kvalitet, effektivitet eller ändamålsenlighet”. Genom denna möjlighet stärks verksamheternas förmåga att i liten skala prova nya arbetssätt för att utvecklas.

Ett av flera bra exempel är hur lokalvårdsenhetens personal hittade effektivare arbetssätt genom digitaliseringens möjligheter. Genom att införa ett digitalt stöd i mobila enheter får personalen en direkt överblick av vad som ska göras i lokalen de arbetar i, de blir observanta på tilläggsbeställningar eller andra ändringar som påverkar arbetsflödet och de kan även felanmäla brister direkt på plats.

Genom att arbeta utifrån kunden i centrum kartläggs processer och nya digitala lösningar införs där så är efterfrågat och värdeskapande. Genom detta arbetssätt utvecklades t.ex. kommunens e-tjänstplattform som direkt kom att bli en populär ingång till kommunens olika tjänster. Genom att digitalisera samtliga blanketter för kommunens besökare, näringsliv och medborgare kunde nya och effektivare lösningar utvecklas och många enklare felkällor försvann vilket kortar handläggningstiderna, t.ex. ökade andelen direkt kompletta bygglovsansökningar.

E-tjänstplattformen behövde aldrig marknadsföras utan är snarare något som våra medborgare förväntar sig att vi tillhandahåller. Inom området behöver vi inte vara pionjärer utan snarare ta till oss lyckade och efterfrågade lösningar som underlättar för dem vi finns till för.

Vi försöker gräva där vi står. Vi försöker få andra att tycka att det viktigt att utvecklas i Burlöv. Sist men inte minst, vi försöker ha skoj när vi gör det.

Utvecklingen i Burlöv drivs även i samverkan med andra, genom nationella initiativ och med akademisk förankring. Studier via Göteborgs universitet har kunnat påvisa brister gällande offentlig sektors förmåga avseende kontroll av existerande digital infrastruktur. Dessa brister leder till minskad möjlighet att dra nytta av digitalisering, samt till onödigt höga kostnader.

Sedan november 2020 deltar Burlövs kommun därför i ett pilotprojekt via Swedish Center for Digital Innovation vars syfte är att utveckla och stärka styrningen av den digitala infrastrukturen och att höja organisationers digitala mognad. Genom deltagandet ser vi en möjlighet att lära av andra kommuner och driva vårt förändringsarbete gällande ett digitalt arv utifrån både dokumenterad kunskap och ändamålsenliga arbetssätt.

Vad sker nu?
För att leverera och för ta tillvara momentum och kunna fortsätta utvecklas satsar nu kommunen på ledarnas kompetens, såväl ledarutveckling som särskilda insatser för att bli bättre på att ta tillvara digitaliseringens möjligheter. Vi är öppna med vad vi gör och ser även gärna att vi får ta del av er utveckling.

Istället för “lagom” försöker vi med andra ord vara oss själva. Vi försöker inspirera medarbetare att uthålligt bidra. Vi försöker gräva där vi står. Vi försöker få andra att tycka att det viktigt att utvecklas i Burlöv. Sist men inte minst, vi försöker ha skoj när vi gör det.

Svaret är ja, det är möjligt att driva en kommun och vara först på bollen med att använda sig av ny teknik. Men svaret måste utvecklas och breddas för att ses i sammanhanget. Vårt uppdrag är att ge rätt service till dem vi är till för, framför allt medborgarna, men också att bedriva en effektiv verksamhet. Effektivitet kräver att vi måste arbeta med utveckling och prova både ny teknik och nya arbetsmetoder eller organisationsmodeller. Vi menar att det är skillnad mellan att utveckla och ligga i framkant på ett ansvarsfullt sätt och experimentera “för experimenterandets skull” där du testar utan att ha ett förväntat resultat.

Genom att bygga en kultur som vågar prova nytt, utvärdera och slutföra, driver vi utveckling.

E-tjänster i kombination med “Mina sidor” på kommunens hemsida möjliggör en säker, digital service och kommunikation för våra medborgare och företagare. Via “Mina sidor” skickar medborgarna in ansökan om ett ärende, får uppdatering om ärendets gång och tar del av beslut. Informationen är tillgänglig när medborgaren behöver eller vill.

Andra exempel på att utveckla verksamhet ansvarsfullt är införandet av vår robot Swish-robban, introduktion via VR för personal inom vård- och omsorg, vårt digitala system för att upptäcka vattenläckor och ett annat för att besiktiga lekplatser. Vi återvinner vatten från vårt reningsverk för bevattning av viss parkmiljö och säkerställer att våra medborgare som behöver stöd av individ- och familjeomsorgen även de kan ta del av beslut och information digitalt, via e-legitimation och direkt kopplat till deras individuella situation. Ett annat exempel är införandet av en trängsel-APP med syfte att visa våra invånare och besökare hur mycket folk som befinner sig på våra olika destinationer utifrån ett covid-19 perspektiv. Det är ett exempel på ett område där vi varit först på bollen.

I vår organisation måste det finnas ett tydligt varför, det vill säga, ett mål och en mening med det vi gör. För att stimulera utveckling har vi bland annat en innovationsfond där förvaltningar kan söka medel för att förverkliga idéer som gör skillnad och förnyar. Genom att bygga en kultur som vågar prova nytt, utvärdera och slutföra, driver vi utveckling. Hur mycket utveckling som är lagom i en kommun måste ses i relation till vinsten eller effektiviseringen den kan generera.

I hur hög grad ska en kommun ägna sig åt just utveckling?
En viktig utgångspunkt är att utan utveckling vet vi att vi inte klarar oss och därför är det en lika viktig fråga hur lite utveckling klarar en kommun av? Utveckling är en nödvändighet för alla organisationer men för kommuner och andra offentliga verksamheter är det extra viktigt. Sveriges kommuner står inför stora utmaningar. Demografiska förändringar, nya krav på service, ekonomiska utmaningar och kompetensbrist är några av de faktorer som måste hanteras. För att kunna möta våra invånares krav och förväntningar behöver vi medvetet arbeta med att utveckla våra verksamheter och våra tjänster.

Att arbeta med utveckling innebär att vi aktivt arbetar med att behålla och förbättra kvaliteten, våra resultat, vår effektivitet och nytta för våra invånare. Utveckling ska dock aldrig ske för utvecklingens skull. Det viktiga är att de vi finns till för är i fokus och att vi alltid frågar oss varför vi gör det vi gör och vad vi förväntar oss att det ska leda till för effekter, nyttor, insikter och kunskap. Vi ser inte att utvecklas som ett mer aktivt val än att inte utvecklas. Det ligger i Kumlas vision att vara liiite bättre varje dag vilket gör utveckling till en naturlig del av verksamheten och en fråga för alla medarbetare och inte för ett fåtal.

Ibland riktas kritik mot kommuner som ligger alltför mycket i framkant. En återkommande invändning är att offentliga verksamheter ska överlåta experimenten och därmed riskerna åt den privata sektorn.
Vi kommuner måste vara lite modiga i vår utveckling, men det innebär inte att vi experimenterar och tar onödiga risker. När vi pratar om traditionell verksamhetsutveckling innebär det att vi utgår från hur det är idag och vi utvecklar genom att justera, optimera och effektivisera. Som kommun är den här typen av utveckling något vi är bra på och något vi kontinuerligt behöver jobba med. Men samtidigt behöver vi också arbeta med utveckling med en högre grad av utforskade och involvering av våra mottagare. Att våga testa i mindre skala, dra lärdom av det vi ser och röra oss framåt utifrån våra erfarenheter.

Att balansera förvaltande och utveckling är nödvändigt, exakt hur den balansen ser ut behöver skifta över tid.

Det är tufft och utmanade att som kommun möta de förväntningar och behov som våra medborgare har idag, men ännu svårare att möta de förväntningar och behov de har i morgon. Om vi idag väljer bort att fundera över morgondagen så kommer vi inte heller kunna möta den när vi väl är där. Vårt mål måste hela tiden vara att möta dagens utmaningar och behov samtidigt som vi gör oss redo för de behov våra mottagare har i framtiden.

Är det möjligt att bedriva en samhällsviktig verksamhet där man är varsam med offentliga medel och samtidigt vara först på bollen med att använda sig av ny teknik?
Absolut! Frågan är om vi kan vara varsamma med offentliga medel utan att samtidigt använda oss av ny teknik? Med det sagt så behöver vi kommuner också fortsätta dra lärdom av varandra. Alltid finns det någon kommun som varit först på bollen med något som vi andra kan dra lärdom av. Sen handlar det sällan om att gå all-in utan snarare testa nytt i mindre skala, ta kontrollerade risker och utifrån de lärdomar man fått skala upp. Att balansera förvaltande och utveckling är nödvändigt, exakt hur den balansen ser ut behöver skifta över tid. Det finns inget statiskt lagom, vad som är rätt balans idag ser annorlunda ut i morgon.

I Nacka kommun har vi skarpt fokus på att ständigt förnya och förbättra verksamheten och att använda ny teknik för att nå Nackas övergripande mål – Maximalt värde för skattepengarna, Bästa utveckling för alla, Attraktiva livsmiljöer i hela Nacka och Stark och balanserad tillväxt. Genom de satsningar vi gör på ny teknik driver vi på utvecklingen av smartare arbetssätt för att erbjuda Nackabor, näringsidkare och kunder bättre service, bättre verksamheter och enklare vägar för delaktighet.

Det kan handla om att testa i liten skala och därefter skala upp, eller att integrera tidigare etablerad teknik från andra branscher

Det krävs digital utveckling på bred front för att möta Nackaborna och för att uppnå kommunens ambition – att vara bäst på att vara kommun. För att uppnå ambitionen måste vi både ha hög kvalitet och vara kostnadseffektiva. Det kan handla om att testa i liten skala och därefter skala upp, eller att integrera tidigare etablerad teknik från andra branscher, som robotisering eller automatisering, i den kommunala verksamheten. Modiga och nyfikna medarbetare och chefer som vill och vågar är också en förutsättning.

Hur mycket utveckling är egentligen lagom i en kommun?
Lagom utveckling i Nacka är att hela tiden driva utveckling i takt med Nackaborna, ekonomi och miljö. Vi sätter alltid de vi är till för i centrum och utvecklar den kommunala verksamheten efter deras behov och krav.

Vi har inte råd att inte utveckla, utveckling är avgörande för både verksamheten och för våra kunder. Utveckling bör ske i samråd med andra kommuner, alltså att dela på riskerna mellan kommunerna, i den mån det går, för att undvika risken att behöva uppfinna hjulet på nytt. Att ha tillit till det som utvecklats av andra kommuner är centralt! Tror även vi behöver möjliggöra hostinglösningar för andra kommuner att “haka på” befintliga lösningar istället för att vi alla ska stå för utvecklings-, drifts- och underhållskostnader av likadana lösningar. Då kan vi gemensamt dela på riskerna och våga ligga än mer i framkant.

Utveckling bör föregås av omvärldsbevakning och business case och bör införliva metoder som t.ex. tjänstedesign och agil projektledning. Vår utgångspunkt är att allt kan vidareutvecklas och förbättras. Fokus ligger på vad som är viktigast att förbättra, vilka resurser som krävs och på de effekter/vinster det leder till. För oss handlar det om att fatta medvetna beslut och om balans. Vi måste våga drömma, utmana och tänka nytt, men samtidigt inse vad som faktiskt är genomförbart och vad det kostar. Och våga ställa oss frågan “Vad blir vinsten?”

Utveckling bör ske i samråd med andra kommuner, alltså att dela på riskerna mellan kommunerna, i den mån det går, för att undvika risken att behöva uppfinna hjulet på nytt. Att ha tillit till det som utvecklats av andra kommuner är centralt!

Bra idéer är ofta ett resultat av en längre tankeprocess. Det är implementation och genomförandet som kostar, inte tankarna och idéerna i sig. Det är därför viktigt att testa idéer och koncept innan vi sätter spaden i jorden. Håller idén, fungerar konceptet? Om inte, kan det vidareutvecklas? Vi får inte vara rädda för att gå tillbaka till ritbordet om så behövs. Att hitta tidstjuvar och jobba med optimering av processer kräver mer mod att våga tänka nytt än stora investeringar. Innovation och utveckling behöver inte vara kostsam så länge vi har en medvetenhet och en balans. 80/20-regeln är ofta gångbar där de sista procenten kan bli väldigt dyra. Frågan är hur långt vi ska gå och vad kostnaden/vinsten blir?

Slutligen tror vi att det är möjligt att ligga i framkant och samtidigt vara varsam genom att systematiskt analysera för att säkerställa att kommunen fokuserar, prioriterar och utvecklar rätt frågor.

Varberg har en inneboende attraktivitet och ett geografiskt läge som skapar förutsättningar för utveckling och en god livskvalitet. Det är många som vill flytta hit. Befolkningen är van vid tillväxt och Varbergs kommun tar ansvar för att hela kommunen ska växa, på ett målmedvetet och planerat sätt och med hållbarhet i fokus.

Varbergs kommun är inte ensam om att se fördelarna med att bli större, det vill förmodligen alla kommuner i Sverige. En kommun som växer blir mer attraktiv för fler att bo, arbeta och starta företag i, och att besöka.

För att dra nytta av kraften i olikheter arbetar vi i Varberg aktivt med att skapa en kommun där alla känner delaktighet. Varbergs kommun tror på att öppenhet och mångfald främjar utvecklingen och skapar kreativitet och innovationskraft.

Vi i Varbergs kommun tror att det är viktigt att vi vågar satsa ännu mer på utvecklings- och innovationsarbete. Att vi vågar testa nya vägar under mottot ”Vi lyckas och vi lär oss”.

Visionen Varberg – Västkustens kreativa mittpunkt beskriver hur Varbergs kommun ska utvecklas. Innehållet har tagits fram i nära samarbete mellan företag, invånare, politiker och tjänstepersoner och den tillhör alla som bor eller rör sig i vår kommun. Alla kan vara med och påverka kommunens framtid och bidra till ett mer kreativt Varberg. I Varbergs kommun har vi också fyra ledord som hjälper oss att arbeta i riktning mot visionen: nytänkande, framåtanda, kunskap och mod.

För Varbergs kommun är det självklart att förvalta förtroendet för offentlig verksamhet och vara varsam med offentliga medel. Kommunens övertygelse är dock att om vi inte satsar på utveckling kommer vi heller inte framåt. Vi i Varbergs kommun tror att det är viktigt att vi vågar satsa ännu mer på utvecklings- och innovationsarbete. Att vi vågar testa nya vägar under mottot ”Vi lyckas och vi lär oss”. Här har organisationen och kulturen en viktig del. Kommunen måste både i ord och handling stötta nytänkande och framåtanda. Genom att stimulera förändringsarbete på alla nivåer i organisationen hoppas Varbergs kommun att vi kan nå fram till den målbild som kommunfullmäktige beslutat om – att vara en organisation som utmärks av utveckling och förnyelse.

Självklart är det alltid roligt att vara nyskapande, men inom kommunal verksamhet är det viktigt att vara varsam med de gemensamma resurserna. Därför är framförallt en aktiv omvärldsspaning viktig, för att snabbt få koll på goda exempel, både inom det privata näringslivet och inom offentlig sektor, och att omsätta det i sin egen kontext för att utveckla och effektivisera verksamheten. Vi har valt att utöka vår organisation med en funktion som vi kallar framtidsaccelerator, som bland annat har som uppgift att omvärldsbevaka och driva innovation och utveckling i våra verksamheter.

… en positiv, tillåtande och nyfiken kultur där man vågar se över sitt sätt att arbeta

Verksamhetsutveckling är nödvändig om vi ska klara de utmaningar vi står inför framöver och om vi ska kunna möta invånarnas och brukarnas förväntningar. Det pratas mycket om innovation i kommunsverige idag, ändå pekar forskningen på att innovation endast står för cirka 20 procent av organisationers verksamhetsutveckling. Den största förändringskraften finns i de små, ständiga och verksamhetsnära förbättringarna som sker i den dagliga verksamheten på initiativ av våra medarbetare. Nyckeln för att skapa en organisation som ständigt strävar efter att bli bättre är därför att arbeta med ledarskapet och med chefernas förmåga att skapa en kultur i sina verksamheter som främjar ständiga förbättringar.

Här har vi i Österåkers kommun under de senaste två åren lagt mycket kraft på att tillsammans med våra chefer skapa en positiv, tillåtande och nyfiken kultur där man vågar se över sitt sätt att arbeta – vad gör vi av gammal vana och vad gör vi för att det helt enkelt är bästa sättet att göra det på? Kan vi göra det på ett annat sätt som underlättar för våra brukare och invånare? Här gäller det att vara generös mot varandra och att dela med sig av goda exempel och av kunskap för att alla delar av kommunens verksamhet ska hänga med i vår utvecklingsresa.

Det behöver alltså inte alltid vara ny teknik eller digitala lösningar som gör den största skillnaden för kvaliteten eller den upplevda nöjdheten för våra brukare och invånare. Ändå vet vi att vi som organisation kommer att behöva hitta nya lösningar inom välfärdsteknik och digitalisering för att på lång sikt kunna fortsätta leverera välfärd av hög kvalitet till våra invånare. Vi har därför valt att satsa på att ha mycket kompetens kring digitalisering, robotisering och AI in-house. På så sätt finns kunskapen om vad som är möjligt att göra, men också hur processerna är uppbyggda när exempelvis en robotisering väl är genomförd, i organisationen.

Det är en ständig balansgång mellan att säkra kvaliteten i den befintliga verksamheten och att driva den utveckling vi behöver för att kunna säkra den framtida kvaliteten.

Förutom engagerade ledare som skapar en tillåtande och nyfiken kultur tillsammans med sina medarbetare krävs strukturer i kommunorganisationen som både tar om hand dessa förbättringar och som skapar möjlighet och incitament för effektivisering och utveckling. Här har Österåker utarbetat flera verktyg för att kunna prioritera bland utvecklingsinsatserna och för att kunna lägga resurser och kraft på det som ger mest effekt i ökad kvalitet, effekthemtagning eller helst båda delarna. Kommunen har under året också inrättat en tjänst som har som huvudsakligt fokus att arbeta systematiskt med strukturerna för strategisk verksamhetsutveckling och att stötta verksamheterna i deras utvecklingsarbete.

Så vad tycker då vi i Österåker är lagom utveckling för en kommun? Det är en ständig balansgång mellan att säkra kvaliteten i den befintliga verksamheten och att driva den utveckling vi behöver för att kunna säkra den framtida kvaliteten. Vi ser att nyckeln ligger i att skapa en kultur och en struktur som uppmuntrar till och som tar om hand engagemang och initiativtagande inifrån organisationen där utveckling springer ur den dagliga verksamheten och drivs av de som befinner sig där, samtidigt som vi genom omvärldsspaning lär av de organisationer som redan prövat och lyckats.

0