Kvalitet & Förnyelse

14
jun

Så har kommunernas digitalisering påverkats av corona

Det senaste årets omställning har lett till en kraftigt ökad användning av digitala lösningar och verktyg inom många delar av offentlig sektor. Samtidigt kan pandemin ha tvingat verksamheter att pausa sin utveckling. Vad innebär detta för framtiden?

Pandemin har snabbat på den digitala utvecklingen på många områden, inte minst har kommunala verksamheter tvingats anpassa sig och ställa om. I sin senaste rapport om e-hälsa och välfärdsteknik i kommuner konstaterar Socialstyrelsen: ”Kommunerna har varit tvungna att ta i bruk digitala lösningar för att klara jobbet med hjälp av teknik som man ofta redan hade tillgänglig eller lätt kunde implementera. Däremot har större upphandlingar och projekt fått skjutas på framtiden då situationen i många kommuner inneburit att personal och resurser fått omfördelas till akuta uppgifter relaterade till pandemin.”

Vi har frågat de nominerade till utmärkelsen Sveriges DigitaliseringsKommun hur de ser på pandemins effekter på den digitala utvecklingen, vilka förändringar som kommer att bli bestående, och hur framtiden ser ut för kommunernas digitalisering.

Hur tror ni det kommer att se ut efter pandemin, är de förändringar av arbetssätt och användning av digitala verktyg som vi sett under det senaste året något som kommer att bli bestående?

Jari Koponen, IT-strateg, Sundsvalls kommun: Användningen av digitala lösningar har definitivt ökat under pandemin och till viss del är det kortsiktiga lösningar som har fokus på att stötta oss i att utföra vårt uppdrag här och nu och inte i att ställa om arbetssätt och tjänster långsiktigt. Men det är inget fel i det, för den omställning till digitala verktyg som pandemin inneburit leder oavsett till en ökad digital förmåga. För när vi tränar på att använda digitala lösningar under en sådan lång tid blir digitala lösningar också det självklara valet framåt. Det viktiga för oss som organisation är att under samma period även utveckla vårt digitala arv, för när väl pandemin är slut och det finns möjlighet att reflektera och förändra även mer långsiktigt så har vi en ökad förmåga att använda digitala stöd. Då måste vi även kunna möta denna med ett digitalt arv som kan göra att vi kan tillgodogöra oss denna nya digitala förmåga och fortsätta utvecklas långsiktigt. Den snabba övergången till mer digitala sätt har även inneburit nya sätt för invånare och företag att interagera med oss som kommun, det innebär att det finns många värdefulla erfarenheter och insikter som vi också måste ta vara på och dra lärdom av i den fortsatta mer långsiktiga utvecklingen.

Tony McCarrick, digitaliseringsstrateg, Södertälje kommun: Pandemin har visat oss alla att kvalitet i utfört arbete har väldigt lite samband med var man arbetar. Likaså att kvalitet i ett samtal är ganska lite beroende av om samtalet sker IRL eller digitalt. Det finns andra parametrar som avgör kvaliteten. Dessa insikter är avgörande framöver för att vi inom offentlig sektor ska kunna vara en attraktiv arbetsgivare och en attraktiv och relevant plats att bo och verka i. Vi lever i en snabbföränderlig värld och vi behöver på bästa sätt använda oss av AI och digitaliseringens möjligheter för att skapa nya effektiva arbetssätt och processer för ett ökat mervärde gentemot våra medborgare, företagare, medarbetare och organisationer. Den demografiska utvecklingen med färre som ska försörja fler och den tekniska utvecklingen samt ständigt ökade service- och kvalitetskrav driver detta behov. Vi ser i synnerhet inom områden såsom AI, IoT, Öppna data, 5G och Big Data stora möjligheter att kunna leverera bättre service till våra medborgare genom att arbeta på nya sätt inte minst inom områden i det uppkopplade och sammankopplade samhället. Exempelvis uppkopplade papperskorgar och realtidsdata för medborgare för lediga laddplatser. Ny teknik + Gammalt arbetssätt = Ingen förändring.

Maria Stellinger Ernblad, digitaliseringschef, Malmö stad: Största språnget är att distansarbete blivit dominerande för många. Digitala lösningar har blivit en större del av arbetsmiljön när digitala tjänster efterfrågas av medborgare för att minska den fysiska kontakten. De förflyttningar som gjorts under pandemin kommer att bestå. Fler möten kommer att vara digitala och vi kommer att bli bättre på att skapa värde i de fysiska möten som kommer att behövas. Vi har lärt oss vikten av att tiden för personliga möten behöver styras till de situationer när det skapar mervärde att ses. Och för att skapa effektiva tjänster måste det mänskliga värnas i den digitala miljön.

Pontus Berglund, digitaliseringschef, Växjö kommun: Många verksamheter har mycket riktigt tvingats ställa om och utveckla sina arbetssätt med de verktyg man ofta redan haft tillgång till men inte använt fullt ut tidigare. Dessa verksamheter och deras medarbetare står nu betydligt bättre rustade efter, än man var före pandemin, för att lyfta blicken och fortsätta utvecklas med nya verktyg i framtiden. Pandemin har på det sättet varit en katalysator som accelererat den digitala mognaden i offentlig sektor, vilket ger en ökad effekthemtagning av redan gjorda investeringar men som också kommer ha stor effekt på utvecklingstakten framåt.

Jonas Florén, IT- och digitaliseringschef, Landskrona stad: Inom Landskrona stad pågår en dialog mellan HR, Digitalisering & IT samt verksamheterna om hur vi skall se på detta i framtiden. Jag tror att vi kommer se olika typer av hybridmöten där vissa av deltagarna är på plats och vissa på distans och vi börjar se tekniska lösningar som har en ansats att lösa detta. Jag ser också det som en möjlighet att se arbetsmarknaden på ett annat sätt än vad vi gör idag. Jag tror detta kommer kunna skapa rekryteringsmöjligheter och samordningsfördelar för mindre och medelstora kommuner.

Vilka insatser krävs för att kommunerna ska kunna ta nästa steg i den digitala utvecklingen? Är det mer resurser som behövs eller finns det andra hinder? Och är medborgarna med på tåget?

Malmö: Nya värden innebär inte nödvändigtvis investering i ny teknik. Vi utgår från de verktyg vi har innan vi handlar nytt. Genom att prototypa blir vi mer träffsäkra i vad vi verkligen behöver. Medborgarna förväntar sig att vi erbjuder digitala tjänster och ställer krav på användarvänliga tjänster där man också kan följa sitt ärende. En spännande lärdom är att en digital process som designas på rätt satt kan upplevas som personlig. Genom att till exempel påminna om att “snart är det din tur att gå en kurs” upplever medborgaren sig sedd fram till dess att kursen blir verklighet. Trots att meddelandena är automatgenererade blir processen mer personlig.

Det arbetssätt som varit nödvändigt under pandemin med att ha en uppdaterad digital verktygslåda, våga testa och arbeta tillsammans med digitaliseringen av staden har förstärkt den väg vi slagit in på i Malmö stad. Trots inriktningen på att använda det vi har så kommer vi kommuner att behöva planera för investeringar inom IT och digitalisering om en omställning ska kunna ske. Ett hinder i vår utveckling är att de juridiska frågeställningarna ibland är oklara och att lagstiftningen ofta inte är anpassad till ett digitalt arbetssätt med samverkan mellan myndigheter och medborgarens behov i centrum.

Landskrona: Jag är inte övertygad om att kommunerna behöver mer resurser, däremot behöver vi utnyttja våra resurser smartare. Jag tror också att framför allt lagstiftning kring dataskydd och upphandling måste gå mer i takt för att kommunerna skall kunna lösa sitt uppdrag på bästa sätt och i den takt som medborgarna förväntar sig. Alla medborgare känner sig inte helt bekväma i vart vi är på väg men vi måste jobba med information, utbildning och stödaktiviteter för att få så många som möjligt att upptäcka digitaliseringens möjligheter.

Växjö: Kommuners digitalisering står inför flera utmaningar, där resurser och rätt kompetens såklart är ett viktigt område. Men jag vill särskilt lyfta fram de grundläggande förutsättningarna vi har att förhålla oss till som den avgörande faktorn framåt. Relevant lagstiftning måste utvecklas med tiden och skapa tydlighet istället för ängslighet. Nationella gemensamma tjänster måste börja ersätta lösningar som det är upp till varje kommun att bygga idag. När lagstiftning och nationella tjänster går i takt kan vi exempelvis möjliggöra ett effektivt informationsutbyte och ett samlat bemötande för de som verkligen behöver det. Det är upp till oss i kommunerna att nyttja digitaliseringens möjligheter för att utveckla våra verksamheter men vi måste också vara tydliga med vilka frågor vi själva har en rådighet över och hur vi skapar rätt förutsättningar för sådant vi inte själva kan påverka. Det kommer krävas ett större statligt engagemang med fokus på att underlätta och möjliggöra kommunernas digitala utveckling framåt.

Sundsvall: Vi ser det som att pandemin har ökat vår gemensamma förståelse för möjligheterna med det digitala, vilket ökar vår förmåga att faktiskt nyttja det digitala mer framåt. Men för att ta tillvara den digitala förmågan måste vi samtidigt säkerställa att det finns tekniska förutsättningar för en mer långsiktig omställning. Där måste det offentliga investera i ett mer möjliggörande digitalt arv för annars kommer vi inte att komma framåt. Om vi dessutom tar vara på alla dessa nya erfarenheter och utvecklar tillsammans med invånare och näringsliv, då tror vi att vi är på rätt spår för att bygga morgondagens välfärd.

Södertälje: Medborgaren är på tåget och deras krav på offentlig sektor ökar. Våra medborgare lever i en värld med hög tillgänglighet och anpassade informationsflöden; på deras villkor och utifrån deras behov. Flera rapporter visar att digitalisering av offentlig sektor går långsamt och att vi tappar mark både gentemot inte bara våra grannländer utan även vår omvärld. Vi har en hel del att göra i offentlig sektor så att vi kan öka vår relevans gentemot våra medborgare. Dessa rapporter tyder på att sättet vi arbetar på inte främjar utveckling och innovation. Våra främsta utmaningar är att vi behöver inse att vi måste arbeta tvärorganisatoriskt, med tydligt fokus på leverans och att lära från vår omvärld. Likaså att vi inom offentlig sektor behöver sätta ett betydligt större fokus på innovation och utveckling istället för förvaltning.

Arbetet med AI och digitalisering kan beskrivas ur tre olika perspektiv som växelvis förstärker varandra. De tre perspektiven behöver agera i symbios och gemensamt bidra till att accelerera utvecklingen mot resultat. Strukturer, Utveckling och Innovation. Det första perspektivet handlar om att viktiga Strukturer behöver etableras. Detta kan avse exempelvis modeller, processer och arbetssätt som möjliggör tvärorganisatoriska insatser, samskapande eller koncerngemensamma upphandlingar. Nästa perspektiv berör Verksamhetsutveckling och säkerställer att vi kan ta fram nya typer av tjänster till både våra medborgare och vår egen organisation. Det kan exempelvis handla om att implementera IoT-lösningar, e-tjänster eller införa robotisering av verksamhetsprocesser. Det tredje perspektivet är Innovation och handlar om att i grunden förändra tankesätt, ta fram nya koncept och arbeta i nya konstellationer. Att skapa disruptiva förändringar som föder nya arbetssätt.

0