Samverkan och säkerhet lika viktigt som teknikutveckling

Sverige digitaliseras. Teknikutvecklingen går blixtsnabbt. Hur värnar man samtidigt en rättssäker statsförvaltning?

— Transportstyrelsen och 1177-ärendet innebar väckarklockor för oss alla, säger riksantikvarie Lars Amréus.

I det framtida Sverige kommer färre människor att behöva försörja fler. Även om det skulle finnas pengar räcker inte antalet händer. Det är en av drivkrafterna för ökad digitalisering. Andra drivkrafter handlar om att Sverige behöver stärka sin internationella konkurrenskraft och behålla sin position som ett modernt samhälle i utvecklingens framkant.

— Det finns också stora vinster att hämta när det gäller transparens och tillgänglighet, säger Lars Amréus.

Amréus är riksantikvarie, det vill säga generaldirektör vid Riksantikvarieämbetet. Lars är även ordförande i styrelsen för GD-föreningen, ett nätverk för myndighetschefer i statsförvaltningen med runt 200 generaldirektörer, rektorer, överintendenter och landshövdingar som alla lyder omedelbart under regeringen. Med andra ord har han god inblick i vilka frågor som står överst på dagordningen på landets myndigheter och vilka utmaningar kollegorna brottas med.

— Frågor om säkerhet kopplad till digitalisering och ny teknik är någonting som vi alla kan relatera till. Vi pratar mycket om det och säkerhetsfrågor får en allt högre prioritet i statsförvaltningen. Det handlar både om händelser som den nu senast runt 1177 – och det förändrade säkerhetsläget i Sverige, säger Lars.

Vid den myndighet där han själv är verksam handlar förändringen i spåren av ny teknik – liksom på många andra ställen – om två olika saker:

1. Digitisering. Alltså att det som i dag är analogt blir digitalt. Från museernas föremålssamlingar via KB:s böcker till landets samlade fornminnesinformation. Allt för att öka öppenheten och tillgängligheten.
2. Digitalisering. Radikalt förändrat beteende/arbetssätt på grund av ny teknik.

En särskild grupp generaldirektörer ägnar två heldagar per år åt föreläsningar av på området kunniga personer och workshops där de sinsemellan diskuterar former för samverkan myndigheter emellan. Hur gör vi för att inte bli fast i stuprörstänkande? Hur drar vi nytta av varandras erfarenheter? Hur bibehåller vi säkerheten?

GD-föreningen träffas också ett par gånger per termin för kortare möten. Vid senaste sammankomsten stod sociala medier på dagordningen.

— Hur kan och bör vi utifrån ett myndighetschefsperspektiv agera på sociala medier? Vilka är möjligheterna och riskerna? Vi delar med oss av erfarenheter och tankar om på vilket vis vi är tillgängliga. Om vikten av att inge förtroende och uttrycka oss professionellt, svara på frågor – och ändå kunna vara personliga. Jag är själv rätt aktiv på Twitter och brukar tänka på just att vara personlig men aldrig privat, säger Lars Amréus.

Riskerna med ny teknik till trots, Lars Amréus uppfattar det inte som om någon i hans nätverk av myndighetschefer skulle vilja backa bandet och av säkerhetsskäl hålla vissa delar av verksamheten manuella och analoga.

— Det finns så stora vinster att göra. Det som däremot hänt är att man månar mer om att tänka säkerhet tidigt i processen. Ett ärende som 1177 visar tydligt hur ett till synes litet misstag kan få stora konsekvenser, säger han.

Många frågor och farhågor är gemensamma för de olika aktörerna inom statsförvaltning men det finns olikheter.

— En vattendelare är ifall man som myndighet hanterar data som är känslig ur ett nationellt säkerhetsperspektiv, som exempelvis Polisen, Svenska Kraftnät och Post- och Telestyrelsen. Eller om riskerna snarare rör personuppgifter, som inom till exempel Försäkringskassan, vård, socialtjänst och 1177, säger Lars.

När det gäller den myndighet han själv representerar innebär digitalisering och ny teknik inte några direkta risker – utan mest möjligheter för fler att få ta del av gömda skatter och data för forskning. Men med tanke på hur mycket som göms i museer och arkiv är det naturligtvis ändå en utmaning.

Lars Amréus, arkeolog i botten, nämner Danmark och Estland som föregångare när det gäller digitalisering, men även andra länder ligger långt framme.

— Det finns exempelvis en metod som använts i Tyskland där man med hjälp av ett löpande band och en 3D-kamera kan dokumentera ett stort antal föremål på kort tid. En modell vi nu undersöker om vi skulle kunna investera i även i Sverige.

Lars Amréus och hans kollegor inom GD-föreningen tror också att det kommer att det kommer att krävas förändringar i regelverken framöver.

— Det är uppenbart att lagstiftningen inte alltid hänger med i den snabba digitaliseringen. Jag är övertygad om att regelverken kommer att behöva utvecklas löpande inom flera områden. Med AI kanske vi också kommer att få hantera helt nya etiska frågeställningar, säger han.

En man som anser att Sverige har en bit kvar till ambitionen att vara bäst i världen på att ta tillvara digitaliseringens möjligheter, är Ulf Melin, professor i informatik vid Linköpings universitet. Han fick i uppdrag av åtta västsvenska lärosäten och Västra Götalandsregionen att utreda frågan om hur vi bäst tillvaratar den kunskap om samhällets digitalisering som finns – och framöver skapas. Resultatet av sin undersökning presenterade Ulf Melin i slutet av november 2018.

— Vi behöver skapa bättre förutsättningar – i stort och i smått – om vi ska nå det ambitiösa målet att bli bäst i världen. Det är inte alls säkert att vare sig stora myndigheter eller små kommuner har förutsättningarna att göra kloka val vid digitalisering. Vi har sett många exempel på offentliga organisationer som varit väl ivriga och driver på en digitalisering mer för organisationens skull än för medborgarnas eller företagens. Det behöver inte vara fel, men relationen till yttre nytta behöver vara tydlig. Digitaliseringen kanske inte heller blir den kostnadsbesparing man väntat sig – kostnader uppstår på andra håll.

— Men vi ser också offentliga organisationer som i stor utsträckning avstår från att digitalisera. Det är inte heller bra.

Risken med en inte helt genomtänkt digitalisering är, enligt Ulf Melin, bland annat att man utesluter medborgare som inte är datorvana eller kan ta till sig informationen. Exempelvis vid språkbarriärer kan det vara mer effektivt, eller nödvändigt, att möta en människa. Det handlar om att klokt välja vad, varför och när man ska digitalisera, inte göra det för att man känner att man ligger efter i utvecklingen. Insikten om att digitalisering inte är en process, utan flera olika, med olika typer av förändring för människa, teknik och organisation, behöver också spridas.

Om Ulf Melin får önska sig en förändring är det ett betydligt tätare samarbete mellan både näringslivet och offentlig förvaltning och myndigheter emellan.

— Om man ser till akademin behöver kunskap om digitaliseringen på allvar komma in i fler utbildningar. I dag utbildar vi ekonomer som blir duktiga på sitt område och hamnar i beslutsfattande ställning där de kanske måste fatta beslut kring digitalisering som de har låg kunskap om. På samma sätt fattar IT-specialister beslut som har organisatoriska konsekvenser de inte är utbildade för att överblicka.

– Min utredning visar att det finns flera glapp i hur vi tar vara på den kunskap som finns, både inom forskning och praktik. Trots att det i dag finns relevant forskning på området nyttjas den alltför sällan av dem som arbetar med digitalisering i praktiken. Det gäller för forskare att mera aktivt nå ut med sin kunskap eller att samskapa kunskap i högre grad med praktikfältet.

Ulf Melins slutsatser är att det behövs ett nationellt kunskapscentrum för frågor som rör samhällets digitalisering. Det skulle fungera som katalysator och tankeledare för att skapa relevant forskning och utbildning i samverkan med offentlig och privat sektor. Men också vara organiserat som en virtuell, nätverksbaserad verksamhet.

Text: Marit Larsdotter